На сегодняшний день проектный подход приобретает все большую популярность, становясь неотъемлемой частью управления бизнесом. Однако, стоит отметить, что эффективность проектного управления весьма разнится от компании к компании и зависит от внутренней корпоративной культуры. В связи с этим одним из универсальных способов реализации проектного подхода в бизнесе можно выделить аутсорсинг управления проектами.
Аутсорсинг управления проектами (или внешнее управление) можно определить как временное привлечение внешнего проектного управляющего или целой команды для эффективного управления проектом или группой проектов компании. В таком формате компания получает в свое распоряжение всех необходимых специалистов (руководителя проекта, бизнес-аналитиков, экспертов и администраторов) в кратчайшие сроки и с необходимой для эффективной реализации проекта квалификацией.
Зачем передавать функции
При необходимости внедрения проектного офиса компании зачастую может быть намного выгоднее воспользоваться услугами внешнего управления проектами, чем с нуля строить внутреннюю систему. И для аутсорсинга функций проектного офиса есть различные и весьма весомые причины, например:
• Компания имеет значительные ограничения по количеству специалистов в своем штате.
• Компании не целесообразно внедрение собственного проектного офиса по затрачиваемым на это ресурсам.
• На внедрение проектного офиса отведены весьма сжатые сроки, в которые найти в свой штат профессионалов в данной области – весьма сложная задача.
• На обучение и развитие имеющихся кадров нет времени, поскольку профессиональные сотрудники в проектный офис требуются с самого начала.
• Необходима возможность полноценной замены сотрудников проектного офиса, если по какой-либо причине они не подходят.
• Направления проектов могут отличаться от основных видов деятельности компании, что говорит о невозможности наличия специалистов компании с компетенциями в самых разных областях.
При использовании аутсорсинга в управлении проектами компания может забыть о фиксированных затратах на персонал – о заработной плате, рабочих местах, персональных компьютерах, лицензионном программном обеспечении и прочем.
Также можно выделить следующие весомые выгоды:
• Приглашенная компания повышает эффективность управления проектным офисом за счет своего опыта управления проектами и узкоспециализированных и высококвалифицированных специалистов.
• При внешнем управлении появляются ресурсы на ведение большего количества проектов одновременно.
• Возможные риски минимизируются за счет договорных соглашений с приглашенной компанией. А также есть возможность взыскания за некачественно сделанную работу.
• Изменения становятся более предсказуемыми за счет четкого структурированного и прозрачного управления.
• Появляется возможность сконцентрироваться на основных процессах, которые приносят прибыль, за счет делегирования некоторых функций приглашенной компании.
• При частичном аутсорсинге повышается компетентность собственных сотрудников за счет передачи опыта от приглашенных специалистов.
Как известно, чтобы достичь успеха в бизнесе, делать самостоятельно следует то, что очень хорошо получается. Остальное можно отдать на аутсорсинг.
Виды аутсорсинга управления проектами
Что же компания может передать на аутсорсинг?
Можно выделить следующие виды аутсорсинга управления проектами:
• Аутсорсинг исполнения и контроля проектных задач;
• Аутсорсинг функций проектного офиса (поддержка приглашенной компанией проектного офиса компании, частичное выполнение функций проектного офиса);
• Аутсорсинг управления проектами (полное управление проектами компании).
При частичном аутсорсинге проектного офиса, в зависимости от потребностей и особенностей компании, можно выделить два варианта аутсорсинга услуг проектного управления:
• Аутсорсинг персонала;
• Аутсорсинг функций.
При аутсорсинге персонала для осуществления проектного управления в организационную структуру компании вводятся приглашенные специалисты, которые обеспечивают решение поставленных задач в рамках заключенных договоров. Приглашенная компания берет на себя ответственность за качество и количество предоставляемого персонала. Компания при этом самостоятельно организует их эффективное применение исходя из текущих задач проектов. Таким образом, результативность управления проектным офисом зависит не только от приглашенных специалистов, но и от того, насколько грамотно организованна их работа внутри принимающей компании. Например, на аутсорсинг можно передать административное, методическое и технологическое обеспечение проекта, пригласив соответствующих специалистов.
При аутсорсинге функций проектного офиса приглашенная компания берет на себя выполнение некоторых функций в управлении проектами компании, взяв на себя ответственность не только за конкретных сотрудников, но и за некоторые результаты проектов. К примеру, на аутсорсинг передаются следующие функции:
• Составление и контроль исполнения календарного плана проектов;
• Разработка и внедрение шаблонов документации по проектам;
• Общее администрирование проектов (ведение документации, контроль выполнения планов и поручений);
• Общий контроль исполнения проектов.
Каждый проект по-своему специфичен, как и реализующая его компания имеет свои особенности. Исходя из этого следует выбирать стратегию управления проектами, подходящую конкретно взятой компании, будь это полноценное внедрение проектного офиса в структуру компании или же обращение за полным аутсорсингом управления проектами.
Однако, всё же следует отметить, что аутсорсинг проектного офиса имеет ряд практических преимуществ, среди которых ощутимая экономия ресурсов компании, сокращение сроков реализации проектов, значительное снижение рисков, а также в некоторых случаях повышение профессиональной компетентность собственных сотрудников за счет передачи опыта приглашенных специалистов.
Дополнительная информация: AC-S основана в июле 2008 года. Компания изначально вела деятельность в сфере оказания юридических и консалтинговых услуг. Годами была наработана обширная практика по самым острым вопросам бизнеса. По мере развития Компании, развивался и спрос на разрешение смежных задач в сферах операционного управления и финансового консультирования. Таким образом, Компания перешла на новую ступень своего развития и с августа 2018 года вышла с абсолютно новой универсальной моделью, основанной на «трёх китах» бизнеса: Операции, Право, Финансы.
